Ons huishoudelijk reglement

1. Inleiding
Dit huishoudelijk reglement geldt als nadere uitwerking van de statuten van Menvereniging De Postkoets, zoals deze zijn vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 9 februari 2012 en 5 april 2012 en zijn bekrachtigd door Notaris mr. Th. G. M de Kort te Tilburg.

2. Ten aanzien van de statuten
Bij de digitale verwerking van de statuten is kennelijk een en ander misgegaan, waardoor in de formele versie enkele zaken niet of onduidelijk zijn benoemd. In dit verband noemen wij: Vanaf pagina 5 springen artikelnummers terug (’artikel 5’ zou ‘artikel 7’ moeten zijn, et cetera). Door in de voorkomende gevallen steeds artikelnummer én paginanummer te noemen lijkt dit een werkbare oplossing om met deze omissie in de statuten om te gaan zolang de statuten niet zijn herzien. In artikel 13, pagina 8, lid 7 zijn de teksten weggevallen ten aanzien van de agenda van de najaarsvergadering. Hiervoor is te lezen: De agenda van de najaarsvergadering bevat in ieder geval: De notulen van de vorige vergadering van de algemene vergadering; Het vaststellen van contributies en andere bijdragen; Het vaststellen van de begroting voor het volgend boekjaar; De rondvraag.
Bij het opstellen van de statuten heeft Menvereniging De Postkoets verzuimd een stukje tekst (‘het heeft betrekking op eventuele televisierechten’) op te nemen, die de KNHS van wezenlijk belang vindt. Deze importantie onderschrijft De Postkoets niet, laat staan dat zij bereid is hiervoor een duur te betalen gang naar de notaris te maken. Als compromis is het bestuur van De Postkoets met de KNHS overeengekomen deze tekst alsnog middels opname in het huishoudelijk reglement bindend te maken. Dien tengevolge is aan de tekst van artikel 3, pagina 3, lid 8 de volgende toevoeging te lezen: 8. De KNHS kan in naam van de vereniging of van een lid rechten bedingen. Tenzij een lid zich daartegen verzet kan de KNHS voor de vereniging en/of een lid nakoming van bedongen rechten en schadevergoeding vorderen. De KNHS kan bovendien ten laste van de vereniging en/of een lid verplichtingen aangaan. Tot deze verplichtingen behoren ondermeer het aanvaarden en nakomen van verplichtingen welke de KNHS is aangegaan met betrekking tot sponsoring en de rechten van televisieregistraties en televisie-uitzendingen. Dit opgenomen te hebben (overeenkomstig de afspraak tussen KNHS en De Postkoets) verzet Menvereniging De Postkoets, alsmede haar leden, hierbij op voorhand gebruik van de in dit artikel geboden mogelijkheid zich te verzetten tenminste voor zover het de cursief gedrukte toevoeging betreft.

3. Formeel
Menvereniging De Postkoets is ingeschreven in het Verenigingsregister van de Kamer van Koophandel te Tilburg onder nummer 259532. De statuten alsmede het huishoudelijk regelement kunt u downloaden van de website www.mvdepostkoets.nl. Menvereniging De Postkoets is aangesloten bij de KNHS onder verenigingsnummer 60450. Dit huishoudelijk reglement heeft betrekking op alle leden en begunstigers van Menvereniging De Postkoets en stelt hen (behoudens het statutaire voorbehoud) gelijk.

4. Motto
Menvereniging De Postkoets hanteert het motto: “Alles mag, niets moet”. Dit motto verraadt een hoog informeel gehalte rondom de mensport.

5. De Invulling
Menvereniging De Postkoets geeft binnen deze kaders (statuten, relatie KNHS en het verenigingsmotto) op de volgende wijze invulling aan haar verenigingsleven: De maandelijkse vergadering is de ruggengraat van de vereniging. Op iedere eerste woensdag van de maand vergadert Menvereniging De Postkoets. Gedurende de zomertijd is de aanvangstijd van de vergadering 21.00 uur en gedurende de wintertijd beginnen we om 20.30 uur. Plaats van handeling is meestal in de omgeving van Berkel-Enschot. Tijdens deze (redelijk losse) vergaderingen worden wetenswaardigheden uitgewisseld en activiteiten besproken. Tweemaal per jaar wordt er een algemene ledenvergadering gehouden. In het voorjaar (februari/maart) vindt de wisseling van bestuursleden plaats aan de hand van de (her- of) verkiezing in de voorafgaande najaarsvergadering en de financiële situatie van het jaar ervoor besproken. In deze vergadering worden ook de kampioenen gehuldigd. De tweede jaarvergadering is in het najaar (oktober/november), waarin de begroting en de contributie voor het jaar erop wordt besproken.

6. Hoe lid worden?
Iedereen wordt in de gelegenheid gesteld om één vergadering vrijblijvend bij te wonen, hierna laat men weten of men aspirant-lid van de vereniging wil worden. Binnen Menvereniging De Postkoets is het goed gebruik dat eenieder die zich als lid aanmeldt het eerste jaar als aspirant-lid deel uitmaakt van de vereniging. Op de algemene ledenvergadering wordt het lidmaatschap van de aangemelde aspirant-leden van een half jaar of ouder geagendeerd en worden de zittende leden in de gelegenheid gesteld om voorafgaand aan die vergadering eventuele bezwaren tegen het lidmaatschap bij de voorzitter kenbaar te maken. Soms gebeurt het dat een aanzienlijk aantal leden bezwaar maakt en het opnemen van het aspirant-lid in de vereniging niet wenselijk lijkt. In deze zeldzame gevallen informeert de voorzitter het betreffende aspirant-lid hierover buiten de vergadering om. Uitgaande van een positieve en actieve houding van het aspirant-lid ten opzichte van de vereniging, wordt in de regel het aspirant-lid opgenomen als lid (hiervan wordt in de vergadering melding gedaan).
Het lidmaatschap is persoonlijk (artikel 5, pagina 3), maar de mensport is in de meeste gevallen een aangelegenheid van familiare aard of een samenspel tussen vrienden. Om deze reden wordt (behalve bij het stemrecht in de vergadering) het deelnemen aan het verenigingsleven redelijk ruim geïnterpreteerd en zijn familieleden en vrienden van harte uitgenodigd (inclusief deelname aan verenigingsevenementen). Indien men echter ook formeel ingeschreven wil worden bij de KNHS (bijvoorbeeld voor startkaarten en dergelijke) en men uitwonend is, is een zelfstandig lidmaatschap van de betrokkene noodzakelijk. Voor thuiswonende, niet werkende (studerende) kinderen van leden verzorgt De Postkoets ook de startkaarten. De externe kosten zijn echter wel voor rekening van de startkaarthouder. Menvereniging De Postkoets kent verschillende soorten leden: Aspirant-lid: Dit is een lid of begunstiger, die minder dan een jaar lid is van de vereniging. Het aspirantlidmaatschap gaat automatisch over naar gewoon lid of begunstiger als bij de jaarvergadering geen bezwaar is gemaakt door gewone leden of begunstigers; Gewone leden: Dit zijn de leden die bij de KNHS zijn aangemeld en dus ook lid zijn van de KNHS. Dit lidmaatschap is nodig om KNHS-wedstrijden te kunnen rijden; Begunstigers: Dit zijn de leden die alleen maar recreatief rijden en geen KNHS wedstrijden rijden. Zij kunnen wel meedoen aan evenementen die de vereniging zelf organiseert. De begunstigers hebben ook hetzelfde stemrecht in de vergaderingen van de postkoets als de gewone leden; Familie lid: Dit kunnen de kinderen zijn van een gewoon lid of begunstiger. Deze kinderen moeten dan wel thuis wonen en mogen geen eigen inkomen hebben. Indien deze personen een startkaart willen hebben bij de KNHS zullen ze worden opgenomen als familielid. De extra KNHS kosten zijn wel voor rekening van dit lid; Jeugd leden: Dit zijn de leden onder de 18 jaar. In de statuten staat duidelijk omschreven welke voorwaarden voor deze leden gelden.

7. Ledenadministratie van Menvereniging De Postkoets.
Het bestuur houdt, conform de statuten, de ledenadministratie bij. Het is echter de verantwoording van de individuele leden er zorg voor te dragen dat het bestuur, ten behoeve van de ledenadministratie van Menvereniging De Postkoets, beschikt over correcte informatie de individuele leden. In aanvulling op artikel 6, pagina 4: In geval van een nieuw lidmaatschap dient een aanmeldingsformulier volledig ingevuld te worden. Wijzigingen in gegevens (adres, e-mail, telefoon, statuswijziging, etc.) dienen per e-mail of schriftelijk door het betreffende lid zelf aan het bestuur kenbaar gemaakt te worden. Ook het beëindigingen van het lidmaatschap dient per e-mail of schriftelijk door het betreffende lid zelf te geschieden. Menvereniging De Postkoets accepteert voor deze correspondentie zowel traditionele geschreven correspondentie alsmede e-mail, maar wijst op voorhand iedere verantwoording voor het al dat niet ontvangen van deze correspondentie af. Menvereniging De Postkoets zal ontvangen correspondentie steeds (bij voorkeur per e-mail) bevestigen.

8. Kennis binnen Menvereniging De Postkoets
Binnen Menvereniging De Postkoets is veel kennis van de mensport aanwezig. Diverse leden van de vereniging hebben aansprekende resultaten behaald in de samengestelde wedstrijd mensport. Zij zijn, al dan niet professioneel, bezig met het africhten en trainen van paarden of het verzorgen van menlessen, of zijn als official (juryleden ,parcoursbouwers, wedstrijdorganisatoren, cursusleiders,etc.) actief op diverse niveaus binnen, voornamelijk, de wedstrijd mensport. Menvereniging De Postkoets kent geen vastomlijnde kaders om al deze kennis in te zetten, maar het staat eenieder vrij de kennis van de overige leden te raadplegen. Deze raadpleging kan een losse vraag zijn, maar ook een initiatief om tot iets groters te komen zoals een lezing, clinic, evenement of andere activiteit (dat de professionals hiervoor een vergoeding kunnen vragen lijkt ons logisch).

9. Iets organiseren binnen Menvereniging De Postkoets.
Menvereniging De Postkoets is van haar leden en het is dan ook aan haar leden om activiteiten te ontplooien. De vereniging moedigt al haar leden hiertoe aan en het is niet het voorrecht of de plicht van het bestuur om activiteiten te bedenken. Omdat de diversiteit van activiteiten behoorlijk groot kan zijn en de risico’s toch door de vereniging gedragen worden gelden de volgende spelregels:
a. Alle activiteiten moeten worden uitgevoerd volgens de algemeen geldende normen (waaronder ook paardvriendelijkheid gerekend wordt) en niet strijdig zijn met de uitgangspunten van de vereniging of de vereniging in diskrediet brengen.
b. Het bestuur ontvangt op schrift een opzet van de initiatiefnemer(s) waarin wordt toegelicht: o welke leden (en eventuele niet-leden) betrokken zijn bij de organisatie; o welke voorwaarden of reglementen gehanteerd worden; o de omvang van het evenement; o een globale begroting voor de activiteit.
c. Ieder voorstel tot een activiteit wordt, via het bestuur, aan de leden voorgelegd in de maandelijkse vergadering, waarna het bestuur besluit om medewerking te verlenen of het evenement af te wijzen.
d. In beginsel moet ten minste één bestuurslid geïnformeerd worden in de aanloop naar de activiteit en tijdens de activiteit.
e. De verantwoording van de vereniging reikt nooit verder dan het door haar middels een verzekering afgedekte risico.
f. Een activiteit die wordt uitgevoerd onder de vlag van Menvereniging De Postkoets mag nooit leiden tot persoonlijk winstbejag of winstbejag als uitgangspunt hebben.

10. Materialen van Menvereniging De Postkoets
Naast een grote hoeveelheid kennis beschikt Menvereniging De Postkoets ook over een grote hoeveelheid materiaal voor de samengestelde wedstrijd mensport (genoeg om een complete wedstrijd te realiseren). De materialen van Menvereniging De Postkoets worden beheerd en uitgegeven door de materiaalcommissie. Leden mogen gebruik maken van deze materialen waarbij de uitgangspunten zijn:
a. Het gebruik is gratis mits het voor een activiteit is die primair voor leden van Menvereniging De Postkoets is opengesteld.
b. Men betaalt een vergoeding (huur) indien het een activiteit is buiten Menvereniging De Postkoets om.
c. In algemene zin worden alle materialen (in overleg met de materiaalbeheerder) binnen 14 dagen na gebruik teruggebracht (forse afwijkingen hierop worden voorgelegd aan de ledenvergadering).
d. De materialen staan onder toezicht van de materiaalcommissie. Indien men materialen wenst, kan men dit vragen tijdens de vergadering of rechtstreeks bij de materiaalcommissie.

11. Oefenveld
Met ingang van 2013 beschikt Menvereniging De Postkoets niet meer over een eigen oefenterrein, maar zal zij in de voorkomende gevallen gebruik maken van accommodaties van derden.

12. Deelname aan activiteiten bij derden
Los van eventuele aanvullende eisen en voorwaarden van de terreineigenaren geldt voor deelname aan aangespannen activiteiten van Menvereniging De Postkoets:
a. Het dragen van een helm is verplicht voor iedereen op het rijtuig.
b. Terreinen worden netjes achtergelaten.
c. Eventuele schade wordt gemeld bij de organisatie en het bestuur.

13. Verzekering
Menvereniging De Postkoets heeft een adequate (paraplu) verzekering afgesloten voor activiteiten die onder haar jurisdictie verzorgd worden. Om deze verzekering aan te kunnen spreken dient aan een aantal strikte voorwaarden voldaan worden. De belangrijkste voorwaarden zijn:
a. De schade is ontstaan op een evenement dat door Menvereniging De Postkoets is georganiseerd. Het bestuur heeft, gehoord hebbende de aanwezige leden op de maandelijkse vergadering van Menvereniging De Postkoets, het evenement/de activiteit geaccordeerd en het bestuur draagt kennis van de uitvoering. (Zie elders dit huishoudelijk reglement).
b. De schade wordt terstond na het vaststellen ervan schriftelijk gemeld aan tenminste twee bestuursleden voorzien met zoveel mogelijk relevante informatie.
c. De schade is ontstaan ondanks dat aan alle eisen redelijkheid , billijkheid en veiligheid is voldaan (de schade is niet het gevolg van overmoed, onvermogen of moedwilligheid).
d. De schade wordt in redelijkheid niet gedekt door een andere prevalerende verzekering van betrokkenen of derden.
e. Betrokkenen, leden, begunstigers of anderszins onthouden zich van het doen van uitspraken of toezeggingen voor zover hier niet om gevraagd wordt hangende de schadeafhandeling.

14. Clubkampioenschap
Ieder jaar wordt een clubkampioen gehuldigd tijdens de jaarvergadering in het voorjaar. Voor het clubkampioenschap tellen alle evenementen binnen de club, waar een wedstrijdelement in zit. Meestal wordt bekeken hoeveel evenementen er zijn om te bepalen over hoeveel evenementen gerekend wordt.

15. Werkpaard van het jaar
Ook wordt een prijs uitgereikt voor de persoon die zich het meest inzet voor de vereniging. De persoon die werkpaard van het jaar is, kiest het volgende lid/begunstiger. Hij of zij kiest diegene waarvan hij of zij vindt dat deze persoon de ‘Werkpaard van het jaar’-prijs moeten krijgen. Deze prijs wordt ook uitgereikt tijdens de jaarvergadering in het voorjaar.

16. Commissies
Menvereniging de Postkoets kent diverse commissies. Er bestaan twee verschillende soorten commissies. De tijdelijke commissies zijn de commissies die een evenement organiseren. Een dergelijke commissie houdt op te bestaan als het betreffende evenement is afgelopen. De vaste commissies zijn de commissies waar men meerdere jaren zitting in heeft. Zoals de statuten melden zitten hier wel maximale jaren in en zal ieder jaar bekeken worden of vervanging van een commissielid noodzakelijk is. Dit zal tijdens een jaarvergadering gebeuren.
a. Tijdelijke commissies Voor kleinere evenementen, zoals een oefenwedstrijd of een indoorwedstrijd, zal een commissie worden benoemd. Deze commissie zal de coördinatie op zich nemen om het evenement in goede banen te leiden.
b. Vaste commissies De invulling van deze commissies zal rouleren zoals aangegeven staat in de statuten. Het kiezen of toewijzen van deze personen gebeurt in de najaarsjaarvergadering. Op dit moment erkent Menvereniging De Postkoets de onderstaande commissies:
i. Materiaalcommissie De taak van de materiaalcommissie is vooral het beheer en onderhoud van de materialen. Hierbij moet duidelijk gesteld worden dat niet het daadwerkelijke onderhoud door de commissieleden gedaan dient te worden, echter wel de taak om dit te organiseren en vrijwilligers op te roepen en onderhoud te coördineren. Ook het verhuur en/of de uitgifte en inname van de materialen zal een taak zijn van deze commissie. Deze commissie zal financiële verantwoordelijkheid afleggen aan de penningmeester van de vereniging.
ii. Wedstrijdcommissie De wedstrijdcommissie heeft als doel om een officiële samengestelde KNHS menwedstrijd te organiseren. Deze wedstrijd gaat meestal gepaard met grote budgetten. Om deze reden zullen het budget en de financiële resultaten besproken worden in de maandelijkse vergaderingen. Om een goede controle op de financiële middelen te houden zal de penningmeester van de commissie een andere zijn dan die van de vereniging zelf. Indien materialen aangeschaft dienen te worden voor deze wedstrijd zal dit in samenspraak gaan met de materiaalcommissie. Als hier budget voor nodig is, zal dit ook in de vergadering ter sprake komen met de vraag aan het bestuur van Menvereniging De Postkoets geld te beschikking te stellen voor deze uitgaven.
iii. Feestcommissie In het jaar voorafgaand aan een lustrum, zal een commissie worden samengesteld die de activiteiten gaat coördineren die in het lustrumjaar zullen worden gehouden. Zij zullen in nauwe samenwerking met het bestuur een planning opzetten en bekijken of de activiteiten binnen de begroting passen.

Dit huishoudelijk reglement is door de leden goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering van 6 maart 2013 en sedertdien tot nader order van kracht.

Built with Mobirise ‌

Free Offline Web Page Maker